「情報システム」とはどのようなもの？
企業活動における膨大な「情報」を一元管理するシステム
まずは、情報システムとはどのようなものか、おさらいしていきましょう。
情報システムとは、従業員や顧客のデータ、企業の機密情報などを記録・処理・伝達する仕組みの総称です。情報システムを導入すれば、企業が保有する膨大な「情報」をコンピューターで効率的に管理でき、情報管理の業務負担を軽減できます。
情報システムには、大きく分けて「基幹系システム」と「情報系システム」の2種類があります。 基幹系システムとは、その会社の企業活動の根幹を担うシステムのことです。例えば、販売管理システムや在庫管理システムなどがこれに当たります。一方、情報系システムは業務効率化や生産性向上を目的に導入されるもので、メールソフトやグループウェアなどが該当します。
そして、そんな情報システムの運用と管理を行う専門部署を「情報システム部」「情シス」と呼びます。
情報システム部の
業務内容とは
情報システム部は、情報システム（基幹系システム・情報系システム）に関する業務全般を包括的に担います。システムの導入から運用管理、メンテナンスやセキュリティ対策、PCなどの調達からキッティングまで業務内容は多岐にわたり、幅広く、高度な知識・スキルを求められます。
情報システム部に求められる役割は企業によっても異なりますが、PCはひとり1台があたりまえの時代で、IT化の進歩も早く、様々な情報システムを最新にアップグレード・操作方法をレクチャーしたり、従業員からの問い合わせに対応したりと、サポートデスクとして機能することもあるでしょう。また、セキュリティのレベルも上がってきており、最新の対策を求められる場合もあります。
情報システムの担当者が不足な形態は主に4パターン
情報システム部の担当者が不足な形態は、
主に4パターンに分かれます。
- 情シス専門担当者はいるが、リソースが足りない
- 兼任情シス
- ひとりだけの情シス
- 社内に情報システムの担当者がいない
担当者が複数人いるケースは少なく、2の「兼任情シス」や、3の「ひとりだけの情シス」のパターンが多くみられます。
兼任情シスとは、ほかの部門の担当者が情報システム部の業務を兼任する形態のことです。一方、「ひとりだけの情シス」には、担当者様が1人だけの場合だけでなく、1～2人程度の人数で情報システム業務を担っている状態も含まれます。比較的小規模な企業では、兼任情シスや、ひとりだけの情シスを採用しているケースが多いでしょう。
また、企業によっては情報システムの担当者様が決まっておらず、トラブルが発生したときに、手の空いている詳しい方が都度対応する場合もあるでしょう。
情報システム担当者が少ないと、どのようなリスクがある？
情報システム部の業務は、膨大かつ専門的です。そのため、情シス業務を1人または少人数で担っている場合は、「システムの相談窓口」「システムの管理」「PCのキッティング」「セキュリティ対策」など担当者様に膨大な負担がかかってしまいます。また、知識やノウハウを共有しにくいため、情報システム担当者が他の方に頼めず、業務の属人化によるお悩みを抱えているケースも多いでしょう。
もちろん、情シス業務とほかの業務を兼任している場合も同様です。情シス業務にリソースを割かれるあまり、ほかの総務などの担当業務に手が回らなくなり、残業や休日出勤でカバーせざるを得ない場合もあるでしょう。
情報システム業務を外注にするという選択肢もあります
中小企業様の情シス部門の立ち上げや見直しのタイミングで専門企業に相談
情シス業務のアウトソーシングで、担当者様の負担を軽減、業務の効率化
情報システム部の業務内容は実にさまざまで、IT分野の幅広い知識が求められます。しかし、広域かつ高度な知識を持つ人材は希少であり、企業としてもなかなか人材を確保できないのが現状。結果、担当者様には多くの負担がかかり、「業務量が多くて対応しきれない」「相談先がいないので、いつも不安を感じている」といったお悩みを抱えている方も少なくありません。
業務の全部または一部を社外の専門企業へ委託するアウトソーシングサービスで担当者様の負担を軽減し、業務の効率化を検討する企業様もあります。
情報システム業務を外注するメリット
情報システム業務を外注すると、以下のようなメリットを期待できます。
- ①担当者様の業務負担を減らせる
- ②コア業務に集中できるようになる
- ③ITに関する「不安」を軽減できる
- ④人員を増やすよりコストが削減できる
- ⑤必要な時に必要な業務を依頼できる
- ⑥知識の高いITのプロによる対応で業務効率化できる
情報システム業務の一部や全てを外注（アウトソーシング）すれば、担当者様の業務負担を大きく軽減できるでしょう。例えば「社内からの問い合わせ対応に追われて、システム開発が進まない……」とお悩みなら、ヘルプデスク業務のみを外注し、ご自身は本来の業務に集中するといった活用方法も可能です。業務負担が軽減されることで、よりコアな業務に注力できるようになり、生産性の向上にもつながります。
また、ITのプロによるサポートを受けられるので、情シス業務に関するさまざまな「不安」を軽減できます。専門的で煩雑な業務をプロに一任することで、担当者様が「安心」して業務に取り組める環境を整えられるでしょう。
情報システム業務を外注する際のポイント
情報システム業務や担当者のリソースなど課題を感じた段階で、まずは専門家に相談することが大切です。専門家に相談して現在抱えている課題を整理し、明確にしましょう。「どの業務が負担になっているのか」「どのような業務を外注したいのか」といったポイントを明らかにしておくことで、外注化による効果を最大化することができます。
また、外注先を選ぶ際は、基本プランの料金だけでなくオプションの有無や金額もきちんと把握しましょう。費用の総額と内訳を把握した上で、予算と照らし合わせることが大切です。会社の機密情報を提供することもあるため、外注先のセキュリティ対策、サポート体制など信頼できる外注先か確認して契約しましょう。
情報システム業務でお悩みの方はまず「IT with」にご相談を
「IT with」では、情報シスのご担当者様のお悩みを、情報シスの専門家がヒアリングを行い、課題の明確化することからお手伝いをさせて頂きます。
ご相談は無料で承っておりますので、お気軽にご相談ください。