キッティングのアウトソースにより、負担の大きかった作業時間を半分以下に圧縮。「社内のメンバーに対して価値ある対応を行う」というミッションを遂行できる環境を構築

PSソリューションズでは2023年12月より、パソコンのキッティングやアカウント管理を代行する「IT with」で支援を開始。ヘルプデスク業務から端末管理までまるっと代行できる定額プランで、情報システム部の煩雑な作業の負担軽減を実現しています。

今回はIT with導入の背景や導入後の効果について、「withヘルプデスク」をご契約いただいている、株式会社ウフルの情報システム部長 小堀貴生氏と、高田将良氏にお話を伺いました。

【導入前の課題】
・パソコンのキッティングやアカウントの付与に多くの時間を費やしていた
・情報システム部としてのコア業務へ割けるリソースが少ない状態だった

【IT with導入後の成果】
・負担の大きなキッティング作業時間を、半分以下に圧縮
・「社内のメンバーに対して価値ある対応を行う」というミッションを遂行できる環境を整備
・営業や開発部署からの依頼へ迅速に対応することで、会社全体の業務効率化を実現

IT with導入前に抱えていた課題

パソコンのキッティングやアカウント付与にまとまった時間を取られていた

— 御社が IT withを導入する前に抱えていた課題を教えてください

高田さん 

私は主に、社員やシステム開発事業の委託を行うパートナーに対して貸与するパソコン・スマートフォンなどのデバイスを管理しています。案件によってはパートナーの入退場の数が多く、返却されたパソコンをキッティングして、新しいパートナーに貸し出すという作業に、多くの時間が取られていました。

— 1台あたり、どれくらいの時間がかかっていたのでしょうか？

高田さん 

順調に進んだ場合で、パソコン1台あたり約30分〜1時間です。月末や月初めなどの人が集中するタイミングだと、まとめて10台以上のキッティング作業を行うこともありました。

一度外部に依頼することも考えたのですが、弊社はWindowsとMacの両方を使っており、どちらにも対応できる業者がいなかったため、基本的に私が担当しておりました。

スケジュールに余裕があればいいのですが、開発部門からは「急ぎで欲しい」という依頼も多くて。

パソコンを手配しているレンタル業者の状況によっては、パソコンが届くまで5営業日～7営業日くらいかかるので、そこからキッティングするとなると、かなり慌ただしいです。

また、レンタル業者は、基本的に初回しかキッティングをしてくれません。例えば同じレンタルパソコンを別の従業員に付与する必要がある場合は、私がその都度キッティング作業に対応していました。

— キッティング以外の課題はありましたでしょうか？

小堀さん

デバイスのキッティングだけでなく、業務で利用するツールのアカウント付与にも、時間を取られていました。ひとつひとつにかかる時間は短くても、Salesforce、Slack、Boxなど、複数のアカウントを作るとなると、まとまった時間が必要です。アカウント管理も別の担当者がひとりで実施しているため、作業が属人化していたのも、課題に感じるポイントでした。

— デバイス管理、アカウント管理の双方で、負担に感じる部分があったんですね。

小堀さん

また、情報システム部としては、キッティングやアカウント付与などのルーティンワークよりも、社員に対するホスピタリティの強化や、ツールの新しい使い方の考案など、社内全体に影響するコア業務にリソースを割きたいと考えています。

キッティングは複雑な作業なので、誰でも簡単にできるというわけではありませんが、やはり部署としてよりコアとなる業務へ力を入れるためにも、外注化は必須だと感じていました。

IT with導入の決め手

ITの専門家による細かなヒアリングで、課題に対して柔軟なプランを提示してくれた

— IT withを導入する決め手となった点を教えてください。

小堀さん

まず、弊社の事業内容や課題に対して、しっかりとヒアリングを行ったうえで深く理解していただけたのが好印象でした。例えば属人化していた「社員やパートナーへのアカウント付与業務」について、昔の資料を確認しながら、ブラックボックスになっていたプロセスを明確化して、部署間で共有できたのはありがたかったです。

他にも、弊社のキッティング作業がどのような手順で進むのか、どれくらいの頻度で行われるのかなど、日常業務を言語化して明確にしていただきました。

そして「作業が煩雑で時間がかかっている」という課題に対して、ITの専門家が対策内容を考案したうえで、見積もりをもらえたのは大きな決め手となりました。

— IT withで対応する内容は、どのように決定していきましたか？

小堀さん

弊社が利用している、SalesforceやSlackなどのツールを実際に使っている画面を共有して、「この作業ではこのシステムを利用しています」などの情報を伝えました。

業務内容を理解していただいたうえで、IT withのご担当者様から「この作業はこちらのツールを利用したほうが効率的です」「こちらのセットアップ業務はIT withで対応できます」などのご提案をいただき、内容を決定していきました。

高田が他の会社のサービスも調べて検討していたのですが、IT withが最も柔軟にサービス内容を決めてくれた印象です。ご担当者も専門知識に長けた方が多く、悩んでいた部分に対して積極的に提案いただけたのは良かったですね。

— 具体的に、どのような提案がありましたか？

高田さん 

実務的な話になるのですが、例えば弊社はパソコンのアカウントを設定する際に、特にルールを決めずに付与を行っていました。その話をしたところ、IT withのご担当者様から「プロジェクトごとの管理用のアカウントを作ってから、ユーザー用のアカウントを付与する形にして、管理しやすくするのはどうでしょうか」という提案をいただきました。

他社でよく行われている方法だったようですが、私たちは意識していない部分だったので、ご提案いただいた内容を採用することになりました。

—他に、実務面での決め手はありますか？

高田さん 

個人的には、WindowsだけでなくMacのキッティングにも対応していただけるのはありがたく感じています。

また、弊社はパートナーの出入りが多いため、1台のパソコンを複数人が使うことは珍しくありません。ところが、パソコンのレンタル業者の場合は、「最初のキッティングだけは行いますが、その後の契約期間で発生した業務は対応できません」という対応になることが多かったです。そのため、社員やパートナーからパソコンが返却されたタイミングで、都度キッティング作業を行っていただけるのは魅力的でした。

IT with導入後の変化

負担が大きかったキッティング作業を半分以下の時間に圧縮。空いたリソースで、会社全体の業務効率化へ貢献

— IT withを導入して、業務にどのような変化がありましたか？

高田さん 

キッティング周りの作業時間が、導入前と比べて半分以下になっています。

キッティングはタイミングによって作業量の波が大きく、忙しい時期は1日の大半の時間を作業に充てていました。その作業時間が圧縮されて、他に兼務している、社員やパートナーへの問い合わせ対応などの仕事に割り振れるようになったのは良かったですね。

小堀さん

リソースが確保できたことで、情報システム部として掲げている「社内のメンバーに対して価値のある対応を行う」というミッションを、より遂行できているように感じています。

キッティングやアカウント管理を自社で行っていたころに比べて、それぞれの担当者のリソースが確保できていることで、担当者からの柔軟な提案が増えました。

具体的には、現在使っているツールの新機能を活用する施策など、会社にとって価値のある提案が、目に見えて増えています。他にも、営業や開発部署からの依頼に迅速に対応できるなど、会社全体の業務効率化に貢献できていると実感しています。

— 実際にIT withを利用した満足度はいかがでしょうか？

高田さん 

非常に満足しています。弊社の要望に合わせた提案を積極的に行ってくださり、テストキッティングの段階で出た細かい指摘事項も迅速に改善していただきました。最初こそ何度かやり取りはあったものの、決定してからは基本的に問題がなく納品していただけるので、いまは検収連絡だけ行えばOKという状態になっています。複雑なキッティング作業を、高いクオリティで実施していただいているという印象です。

また繰り返しになりますが、アカウント付与の方法など、他社の事例もご共有いただいて、新たな知見を得られたのは、プロに頼んで良かったなと思えるポイントです。

キッティングのアウトソースや、ITのプロから提案いただいた効率化の方法を自社で活用することで、私のリソースがかなり空きました。

いまは社員やパートナーから届いた、ツールの使い方や故障などの問い合わせに、迅速に対応できるようになっています。

小堀さん

私も満足度は高いです。サービスの質が高いのはもちろん、費用面にも納得感があります。

都度請求なので、サブスクリプションサービスによくある「お金は払っているけど、使わない機能がある」という状態を避けられているのは嬉しいですね。

また、キッティングに関しては都度払いでご対応いただいているので、月によって作業が必要な台数が大きく変わる弊社としては、非常に助かっています。

— ありがとうございます。ヘルプデスクメンバー（担当者）の対応には、どのような印象がありますか？

高田さん 

手厚くご対応いただいているという印象です。パソコンの発送連絡や確認事項の共有など、日々の連絡も迅速ですし、IT withの細かいサービスの仕様変更も、前もってWebミーティングで説明する場を設けてくれます。日頃の対応がきっちりしているので、すごく好印象です。

IT withをおすすめできる企業

IT業務にリソースを割けない中小企業にこそ、IT withがおすすめ

— IT withは、どのような企業におすすめできますか？

小堀さん

なかなかIT業務にリソースを割けないような、中小規模の会社にはピッタリのサービスだと思います。弊社は今でこそ情報システム部があって、知見のあるメンバーが揃っていますが、会社の立ち上げ期は私がひとりでパソコン周りの作業を行っていました。そのときにIT業務を任せられるIT withがあれば、すごく良かったなと感じていますね。

特に近年は新しいツールがどんどん登場しているので、社員からの「どうやって使うの？」という問い合わせは、どの会社も増えているはずです。ここの質問対応もIT withではご対応いただけるので、ITに強い人材が不足している会社には、特におすすめです。