【テンプレート付き】社内のアカウント管理と棚卸の重要性、アカウント管理台帳の作成方法と運用ポイントを解説

企業の「アカウント管理」と「棚卸」は、企業のセキュリティを守るために欠かせない重要な業務です。特に、アカウント情報を適切に管理し、定期的に棚卸を行うことで、不正アクセスや情報漏洩のリスクを大幅に減少させることができます。

本記事では、社内のアカウント管理における基本的な考え方から、「アカウント管理台帳」の作成方法、そして効果的な運用ポイントまでを解説します。さらに、運用をスムーズに進めるためのExcelテンプレートもご用意していますので、これを活用して、実践的なアカウント管理と棚卸を行ってください。

アカウント管理の基本

アカウント管理台帳とは

「アカウント管理台帳」とは、各従業員のユーザID、アクセス権限、ステータスなどを記録し、管理するための表です。これにより、誰がどのシステムにアクセス可能か、どのような権限を持っているかを一目で確認でき、アカウント管理を効率化できます。

アカウントとユーザIDの違いとは

「アカウント」と「ユーザID」の違いについて基本的な定義を確認しましょう。「アカウント」は、「ユーザID」と「パスワード」のセットで成立します。ちなみに、サービスによっては異なるケースもありますが、「ユーザID」と「アカウント名」が同じ意味で使われることもあります。本記事では、これらを同じ意味として扱っています。

アカウントの役割とは

「アカウント」の役割は、主に以下の3つに分けられます。

1. 個人情報の管理 「アカウント」は、名前や住所、電話番号などの「個人情報」を保存し、サービス利用時にその情報を使用します。これにより、ユーザーは毎回情報を入力する手間を省き、スムーズにサービスを利用できます。
2. サービス利用権の取得 「アカウント」を作成することで、各種Webサービスを利用する「権利」を取得し、そのサービスにアクセスできるようになります。これは、アカウントがユーザーに対してサービスを利用するための入口となる役割を果たしているためです。
3. 認証と認可
   • 「認証」とは、ユーザーが正しく本人であることを確認するプロセスです。例えば、銀行のATMでキャッシュカードと暗証番号を使って本人確認を行うような仕組みです。
   • 「認可」は、認証されたユーザーに対して、特定のリソースや機能にアクセスできる「権限」を与えるプロセスです。銀行のATMで、認証後に残高確認や引き出しが可能になる例がわかりやすいでしょう。

アカウント管理においては、認証の精度を高め、アクセス権の管理を適切に行うことが、企業のセキュリティリスクを大幅に軽減するため、非常に重要なポイントとなります。

アカウント管理とは

「アカウント管理」とは、社内で使用する「システム」や「アプリケーション」のアカウントを適切に管理する業務を指します。具体的には、新規アカウントの発行や権限設定、不要になったアカウントの削除といった業務が含まれます。

1. 新規アカウントの発行 新入社員が入社したり、社員の異動が発生した際には、必要に応じて「アカウント」を作成します。外注先や派遣社員など、短期的にサービスを利用する人が増えた場合にもアカウント発行が必要です。これらのアカウントは「アカウント台帳」に登録され、今後の管理に活用されます。
2. 権限設定 「アカウント」の権限を適切に設定することで、役職や業務内容に応じたアクセス制限が可能になります。例えば、「オンラインストレージ」において、ファイルの閲覧のみ許可されたアカウントと、編集が可能なアカウントを区別することができます。この設定により、重要なファイルを特定の社員のみが閲覧できるようにしたり、他部署の社員がプロジェクト管理ファイルを編集できないようにすることが可能です。
3. アカウントの削除 退職者や長期間使用されていないアカウントを適切に削除することで、セキュリティリスクを低減させ、不要なアカウントがもたらすコスト削減にもつながります。

アカウント管理は、内部者や外部者による不正アクセスを防ぎ、セキュリティを強化するために非常に重要な役割を果たします。次に、このアカウント管理の重要性についてさらに詳しく見ていきましょう。

アカウント棚卸とは

「アカウント棚卸」とは、アカウント管理の一環として、アカウントが正しく作成・変更・削除されているか、利用状況と差異がないかを定期的に確認する作業を指します。この作業の目的は、不要なアカウントを削除したり、アカウントに適切な権限が付与されているかを確認することで、セキュリティの強化や業務の効率化を図ることにあります。

企業によって「アカウント棚卸」の頻度は異なりますが、一般的には年に1回、半期に1回、または四半期に1回実施されます。また、人事異動や組織変更のタイミングに合わせて行われることも多く、これにより新たなメンバーや役割の変化に対応した権限管理が可能になります。

「アカウント棚卸」を定期的に実施することで、不正アクセスのリスクを低減し、アカウント管理が適切に維持されることで、業務の安全性と効率性が向上します。

アカウント管理と棚卸の重要性

アカウント管理・棚卸が重要な理由

「アカウント管理」と「棚卸」が重要な理由は、業務に関わるユーザーが「適切な権限」で「適切なタイミング」にアカウントを利用できるようにするためです。

この仕組みは、「予防的統制」と「発見的統制」の2つの側面から成り立っています。

適切なアカウント管理と棚卸の運用により、企業はセキュリティリスクを軽減し、業務の効率を向上させることができます。このプロセスは、企業の信頼性と安全性を保つための重要な要素となっています。

アカウント管理は予防的統制のために行う

「アカウント管理」とは、システムやサービスを利用する際に必要な「アカウント利用者」や「アカウント権限」といった情報を適切に管理することを指します。特に、「アカウント管理」の目的は、「入社」「異動」「退社」や業務内容の変更時に、企業のルールに基づいてアカウントの追加や削除を行い、「予防的統制」を実施することにあります。

この「予防的統制」により、必要以上のアクセス権を付与しないようにし、不正操作やシステムへの不正アクセスを未然に防ぐことが可能です。適切なアカウント管理を行うことで、企業はセキュリティリスクを軽減し、業務の円滑な運用を維持することができます。

アカウント棚卸は発見的統制のために行う

「アカウント棚卸」の目的は、ユーザーに「適切なアカウント」が与えられているか、不要なアカウントが残っていないかを定期的に確認・精査することで、「発見的統制」を実現することです。

具体的には、不適切なアカウントや過剰な権限を持ったアカウントが存在していないかを確認し、問題が発見された場合には、該当アカウントを削除したり、権限を適切に見直すなどの対策を講じます。このプロセスにより、セキュリティリスクを早期に発見し、問題が大きくなる前に適切に対処することが可能になります。

中小企業におけるアカウント管理と棚卸の課題

中小企業では、「アカウント管理」に関していくつかの課題が存在します。

1. 情報システム担当者の負担
   第一の課題は、「情報システム担当者」が一人で社内のアカウント管理やトラブル対応を行っていることです。社員数が少ない場合は対応可能ですが、社員数が数十人、数百人に増えると、管理が追いつかず、アカウント管理が不十分になることが多く見られます。この結果、効率的な運用が難しくなり、セキュリティリスクが高まる可能性があります。
2. 業務負担の集中
   入社や異動の時期に業務負担が集中することも大きな課題です。新入社員の入社時には新たなアカウントを発行する必要があります。また、部署異動に伴い、使用するシステムやサービスが変わるため、既存アカウントの変更や削除作業が発生します。昇進や再雇用に伴い、アカウント権限の見直しも必要です。これらの作業は年度末や新年度に集中しがちで、業務量が急激に増加するため、ミスが起こりやすくなります。
3. 専門知識の不足
   さらに、IT専門ではない「総務部門」がアカウント管理を兼務しているケースも課題です。アカウント管理はIT資産管理の一環であり、専門的な知識や技術が求められます。しかし、総務部門が他の業務と並行して管理を行うと、負担が非常に大きくなり、結果としてミスや管理不備が生じやすくなります。

このように、中小企業におけるアカウント管理と棚卸は、業務負担の集中や適切な専門知識の欠如といった課題に直面しており、これがセキュリティリスクや業務の非効率性を引き起こす要因となっています。

アカウント管理を怠ることによるリスク

内部スタッフの情報持ち出しリスク

1つ目のリスクは、内部スタッフによる「社内情報の持ち出し」です。これが発生する主な理由は以下の通りです。

まず、適切な「アクセス権限」が設定されていないために、必要以上の情報にアクセスできるケースが多く見られます。特に、USBメモリや外部ストレージの使用が制限されていない場合、社内情報が簡単に外部に持ち出されるリスクが高まります。

特に、外部に漏れてはならない「特許情報」や「人的情報」までもがアクセス可能な状態では、情報が持ち出される危険性がさらに増加します。

こうしたリスクに対処するためには、まず「権限管理の強化」が必要です。社員に対して必要最低限のアクセス権限を設定し、定期的にその権限を見直すことで、情報漏洩のリスクを減らすことが可能です。

「なりすまし」のサイバー攻撃リスク

2つ目のリスクは、「なりすまし」によるサイバー攻撃における「不正アクセス」の危険性です。パスワードの使い回しや、簡単なパスワードを設定していることが、このリスクをさらに高めます。

第三者が本人になりすましてメールを悪用すれば、メールにウイルスを仕込んで送信したり、内部の機密情報を不正に取得したりすることが可能です。その結果、「データの改ざん」や「情報漏洩」が発生し、企業に多大な損害をもたらすリスクがあります。

こうしたリスクに対処するためには、まず「強固なパスワードの設定」が不可欠です。複雑で長いパスワードを使用し、定期的に変更することでセキュリティを強化できます。また、効果的な対策として「二要素認証の導入」も挙げられます。ログイン時に追加の認証ステップを設けることで、なりすましによる不正アクセスを防止することが可能です。

シャドーITの利用による内部リスク

3つ目のリスクは、「シャドーIT」の利用によるリスクです。シャドーITとは、企業内で許可されていない「アプリケーション」や「外部サービス」を従業員が無断で使用する行為を指します。これにより、ウイルス感染のリスクが高まり、社内全体のシステムが感染する可能性があります。

例えば、無断でダウンロードされたアプリケーションや利用された外部サービスがウイルスに感染していた場合、その影響が広がり、社内の重要な「システム」や「データ」に深刻なダメージを与える可能性があります。また、シャドーITを通じて情報が漏洩するリスクも増加します。

このリスクに対処するためには、まず「ポリシーの策定と周知」が重要です。シャドーITを禁止する明確なポリシーを作成し、全従業員に徹底的に周知する必要があります。さらに、誰がどのサービスを利用しているかを可視化することも有効です。アカウント管理台帳で従業員のサービス利用状況を記録・管理することで、無断使用のリスクを抑えることができます。

企業への影響は大きい

万が一、前述のリスクが発生した場合、企業に与える影響は非常に大きなものになります。

まず挙げられるのは「経済的損失」です。「情報漏洩」が発生すると、その対応にかかる「損害賠償」や「罰金」により、企業に多大な財務的負担がかかります。

次に、「信頼の失墜」です。顧客や取引先は企業に対してセキュリティの信頼を寄せていますが、一度でも重大な情報漏洩が起きると、その信頼は一気に失われます。失った信頼を回復するには時間がかかり、企業の信用は大きく損なわれるでしょう。

さらに、「業務停止」のリスクもあります。セキュリティインシデントが発生した場合、その対応に追われることで通常の「業務」が一時的に停止する可能性があります。この結果、業務の遅延や停止により、企業の業績に深刻なダメージが及びます。

このように、リスクが発生すると、企業にとって取り返しのつかない影響をもたらす可能性があるため、事前の対策が必要です。

アカウント管理と棚卸の方法

企業においてアカウントの管理方法として下記2通りが一般的です。

アカウント管理台帳を使った管理方法

アカウント管理方法の一つとして、Excelを使用した「アカウント管理台帳」の管理方法があります。Excelは多くの人にとって親しみやすく、簡単に始められるため、コストを抑えながらアカウント情報を管理できる点が大きなメリットです。特に、専門的なツールやシステムを導入せずに利用できるため、初期投資が不要で、手軽に管理を始められます。

しかし、Excelを使用した管理にはいくつかのデメリットも存在します。

Excelでの管理は手作業が多く、登録時に「入力ミス」が発生しやすいという課題があります。また、管理者が手動でデータを更新する必要があるため、作業が煩雑化しやすいです。
さらに、定期的に「棚卸」を行う際にも、データの確認や修正に多くの時間と労力がかかります。特にアカウント数が増えると、その負担が大きくなり、効率的な管理が難しくなります。

Excelでは「ログ管理」ができないため、アクセス履歴の監視が困難です。ログを記録してモニタリングすることで、アクセスが正当な業務によるものか、不審なアクセスなのかを判断し、インシデントのリスクを早期に検知することが重要です。しかし、Excelやメモ帳などの単純な台帳管理では、こうした監視機能が欠如しているため、セキュリティ面での弱点が生じます。

これらのデメリットはありますが、Excelによる管理は最低限のコストでアカウント管理を行うことが可能です。特に小規模な組織や予算が限られている場合には、導入の手軽さや親しみやすさが大きな利点となります。

アカウント管理ツールを使った管理方法

「アカウント管理ツール」とは、企業内で使用される「ユーザーID」や「パスワード」を一元的に管理するシステムです。このツールを利用することで、新しい従業員の「アカウント作成」や退職者の「アカウント削除」など、IDのライフサイクル管理を効率化することができます。

代表的なアカウント管理ツールの一つに、「IDaaS（Identity as a Service）」があります。IDaaSはクラウド上で「ID管理」を一元化するサービスであり、その代表例としてはMicrosoftの「Microsoft Entra ID」が挙げられます。このツールを活用することで、ユーザーのアクセス権限管理やパスワードのリセットが容易になり、セキュリティと効率性の向上が期待できます。

ただし、アカウント管理ツールを効果的に使いこなすためには、「IT資産管理」に関する基本的な知識が必要です。ハードウェア、ソフトウェア、ネットワークなどの運用や管理について理解していることで、ツールをより効果的に活用でき、システム全体の管理がスムーズになります。

「IT with」では、Microsoft Entra IDをはじめとするIDaaSの活用をサポートしています。アカウント管理の専門知識を持つスタッフが、効率的な運用をサポートし、企業のセキュリティ強化をお手伝いします。詳しい資料はダウンロードできますので、ぜひご確認ください。

アカウント管理台帳の主な項目

最低限必要な情報

「アカウント管理台帳」に最低限必要な情報を以下にまとめます。この項目を入れることで、最低限なアカウント管理が可能になります。

最低限必要な情報以外の項目は、以下に例をまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

アカウント情報の記載

まずは「アカウント情報」です。アカウント名、アカウント利用者、アカウント権限などを記載します。

項目	定義	記載例
アカウント名（ユーザID）	サービスやシステムにアクセスする際に利用する一意の識別子	t-tanaka-admin
アカウント利用者	アカウントを使用する従業員の氏名	田中 太郎
アカウント利用者メールアドレス	アカウント利用者のメールアドレス	T.tanaka@○○○.co.jp
アカウント利用者社員番号	アカウント利用者の社内識別番号	12345
アカウント権限（グループ）	アカウントに割り当てられた権限や役割（管理者、閲覧者など）	Administrator
ステータス	アカウントの現在の状態（有効、無効、停止など）	有効
利用システム名	アカウントが利用されているシステムの名称	社内メールシステム
システム管理No.	システムごとの管理番号や識別番号	101

承認者情報の記載

次に、「承認者情報」を記載します。アカウント管理部門、承認者、棚卸実施日などを記載することで、アカウントの責任所在を把握することができます。

項目	定義	記載例
アカウント管理部門	アカウントの管理・運用を担当する部門	IT管理部
承認者	アカウント作成・変更・削除を承認した責任者	佐藤 一郎
承認者社員番号	承認者の社内識別番号	67890
承認日	アカウントの作成・変更・削除が承認された日付	2024/09/01
作成日	アカウントが実際に作成された日付	2024/09/02
失効日	アカウントが無効または削除される日付	2025/09/01
棚卸実施日（最新）	アカウントの最新の棚卸が実施された日付	2024/09/15

今すぐ使えるアカウント管理台帳のテンプレート

無料でダウンロード可能なアカウント管理台帳のExcelテンプレートを用意しましたので、ぜひご活用ください。

アカウント管理の運用ポイント

社内のアカウント管理において以下のポイントが重要です。

認証の精度を高めよう

「アカウント」の重要な役割の一つに「認証」があります。「認証」とは、サービスを利用する際に、ユーザーが正しい人物であることを確認するプロセスです。

認証の精度を向上させる手段としては、個人を特定するための情報を複数組み合わせる「多要素認証」が効果的です。たとえば、ユーザーが「パスワード」だけでなく、「指紋」や「顔認証」などの生体認証を追加することで、なりすましのリスクを大幅に低下させることができます。こうした多要素認証を導入することで、認証プロセスのセキュリティが大幅に強化されます。

ただし、多要素認証のような高度な認証方法を実装するためには、「IDaaS（Identity as a Service）」の導入が必要です。IDaaSを活用することで、クラウド上でセキュリティを強化し、柔軟な認証手段を提供できます。

一方、Excelなどでアカウント情報を管理している場合、こうした高度な認証を実装するのは難しいですが、社内ルールを強化することで一定のセキュリティ向上が可能です。例えば、「パスワードを複雑に設定すること」や「パスワードの使い回しを禁止すること」などの基本的なルールを徹底するだけでも、認証の精度を高め、リスクを軽減できます。

しっかりとした「認証」のプロセスを確立することで、企業のセキュリティを強化し、なりすましなどのサイバーリスクを最小限に抑えることができます。

職務に応じたアカウントのアクセス権限設定をする

「アカウント」のもう一つの重要な役割は「認可」です。「認可」とは、各ユーザーに対して業務遂行に必要な「アクセス権限」を設定し、重要なシステムやデータを保護するプロセスを指します。

適切なアクセス権限を設定することで、内部不正を予防し、サイバー攻撃による被害を最小限に抑えることが可能です。特に、「職務に応じた最小限の権限」を各ユーザーに付与することが理想です。これにより、業務に必要な範囲内でのアクセスのみが許可され、不要な情報へのアクセスが制限されます。具体的な例としては、以下の対策が考えられます。

• 金銭的価値のあるデータの書き換えコマンドを禁止
  ポイントやクレジット情報など、価値のあるデータの変更を制限し、不正操作を防止します。
• 個人情報やクレジットカード情報のマスキング
  機密データをマスキングすることで、万が一アクセスされた場合でも、情報漏洩のリスクを減少させます。

また、各ユーザーのアクセス権限を「管理台帳」にしっかりと記載し、定期的に見直すことも重要です。これにより、権限の過不足を防ぎ、正確な権限管理が実現され、企業全体のセキュリティレベルが向上します。

ログの適切な記録と監視をする

「ログ」の適切な記録と監視は、セキュリティ対策の重要な要素です。しかし、Excelなどの「アカウント管理台帳」ではログの記録や監視ができないため、専門的なツールの導入が不可欠です。

「IDaaS（Identity as a Service）」を導入することで、ログの記録とモニタリングが可能になります。たとえば、Microsoft Entra IDを活用することで、誰がどのデータにアクセスしているのかをリアルタイムで監視でき、異常なアクセスを即座に検知して対応することができます。

さらに、ログを単に監視するだけでなく、従業員に対して「不正が発覚する環境」が整っていることを周知することも効果的です。これにより、内部不正やサイバー攻撃を未然に防ぐけん制効果が期待でき、企業全体のセキュリティ強化に繋がります。従業員が不正行為がすぐに発覚する環境にあると認識することで、リスクが大幅に低減されます。

「IT with」では、Microsoft Entra IDをはじめとするIDaaSの導入を支援しており、アカウント管理やセキュリティ対策に関する専門知識を持ったスタッフが、企業のセキュリティ強化をサポートしています。詳しい資料は、こちらからダウンロードできますので、ぜひご確認ください。

アカウント管理台帳で最低限のアカウント管理を実現しよう

「アカウント管理」を怠ると、セキュリティリスクが高まり、さまざまな問題が発生します。適切な管理を行うことで、こうしたリスクを軽減し、安全なIT環境を維持することができます。

「アカウント管理台帳」では、アカウント名やユーザーID、権限、ステータスなどを整理して管理し、各従業員のアクセス状況を把握することが可能です。これにより、誰がどのシステムにアクセスできるか、適切な権限が付与されているかを定期的に確認でき、リスク管理がしやすくなります。最低限のアカウント管理を確実に行うためには、こうした台帳の定期的な更新と見直しが重要です。

また、「IT with」では、「アカウント管理代行」サービスを提供しています。セキュリティの専門家がサポートすることで、より高度で効率的なアカウント管理が可能となります。これにより、IT業務の効率化を図るだけでなく、セキュリティの高いIT環境を実現することができます。

「IT with」では無料相談も行っておりますので、アカウント管理に関する悩みがあれば、ぜひ気軽にご相談ください。