業務効率化を実現したIT活用事例15選｜お役立ち資料とあわせて押さえたいポイント

近年は、クラウドサービスの普及やセキュリティ要件の高度化によって、情報システム部門（以下、情シス）やバックオフィス部門に求められる対応範囲が広がっています。こうした状況で重要になるのが、IT活用による業務効率化です。

実際に業務効率化を成功させている企業は、自社の課題に合わせてITを取り入れ、業務の流れそのものを見直しています。本記事では、業務効率化を実現したIT活用事例を紹介します。IT withでご用意した資料「IT外注成功事例集」で詳しく紹介している、外注を成功させる共通点にも触れていますので、ぜひ参考にしてください。

IT活用による業務効率化とは

IT活用による業務効率化とは、人が手作業で回している業務を、ITの力で最適化することです。業務の流れそのものを整理し、ムダや属人化を減らしながら、より少ない工数で安定した運用を実現します。

近年はSaaSの導入拡大により管理対象のアカウントやライセンスが増え、加えてセキュリティ対策やログ確認、端末管理など、対応すべき業務が年々増加しています。そのため、とくにバックオフィスや情シスでは、業務効率化の視点が欠かせません。

ITを活用してムダな対応を減らし、対応品質を均一化しながら工数を削減すれば、現場の負担を軽くしながら、より重要な業務に時間を充てられるようになります。業務効率化は、限られた人員でも安定したIT運用を続けるための、重要な取り組みです。

IT活用による業務効率化の成功事例15選｜お役立ち資料とあわせて読みたい実践例

情シスや管理部門では、社内問い合わせへの対応、各種アカウントの管理、IT資産の把握、運用ルールの整備など、日々発生する定型業務が積み重なりやすく、現場の負担を大きくしがちです。

こうした課題に対しては、単に人員を増やすのではなく、ITを活用して業務フローそのものを見直すことが重要です。以下では、IT withでご用意した資料「IT外注成功事例集」とあわせて確認したいものとして、IT活用によって業務効率化を実現した15の事例を紹介します。

社内問い合わせ対応を自己解決型へ転換した事例

顔料や機能性材料などを手がける、歴史ある素材メーカーでは、社内の問い合わせが電話に集中し、情シスが他部署との取り次ぎや定型質問への対応に多くの時間を取られるという課題がありました。

そこで、よくある質問への回答や適切な問い合わせ先を案内できる仕組みを整備し、社内ポータル上から誰でも使えるようにしました。さらに、利用履歴をもとに回答内容を継続的に改善したことで、現場での自己解決が進み、問い合わせ対応の負荷が大幅に軽減しました。部門によっては電話件数が半減し、高い解決率も実現しています。

店舗端末の刷新で保守負担とセキュリティ課題を改善した事例

全国に販売拠点を展開する大手アパレル企業では、各拠点で使う業務端末の老朽化が進み、故障対応や修理費の増加が情シスの負担になっていました。また、自社で抱えるサーバ運用の負荷やセキュリティ面への不安も課題でした。

そこで、端末環境を刷新するとともに、運用を外部基盤へ集約し、問い合わせ窓口もあわせて整備しました。その結果、店舗展開時の混乱を抑えながら運用負荷を減らし、セキュリティ強化にもつながりました。新たな業務システムの追加もしやすくなり、拡張性の高い運用基盤へ移行できています。

教育現場のPC利用環境を見直し、待ち時間と運用負荷を削減した事例

複数の学部・研究科を有し、多くの学生が学ぶ大規模な教育機関でも、学内のICT環境整備や学習支援の高度化を進めています。

ある教育機関の学生向けPC教室では、起動やログインに時間がかかり、混雑時には長い待ち時間が発生していました。また、教室ごとに異なる環境を限られた担当者で管理していたため、運用負荷が大きくなっていました。そこで、端末環境を仮想化し、利用用途に応じた機器構成へ見直したところ、起動時間が大きく短縮され、利用者数の増加につながっています。

端末トラブルも減り、日常のメンテナンス工数を抑えながら、将来的な拡張や持ち込み端末活用にもつながる基盤が整いました。

フルリモート体制でも端末発送を止めない仕組みを構築した事例

業界向けのデジタルサービスを提供し、事業拡大を続けるSaaS企業では、リモート前提の組織運営とIT管理の効率化を進めています。

以前、完全リモート勤務を導入していたものの、入社時の端末発送や故障時の交換対応は出社できる一部メンバーに依存していたため、発送の遅延や業務の停滞が発生しやすい状況になっていました。そこで、デバイス管理と発送業務をまとめて外部支援に切り替え、管理台帳も一元化しました。その結果、出社せずに発送業務を回せるようになり、端末の到着スピードも改善しています。

採用時の受け入れ体制も安定し、人的リソースを新たに抱えずに対応力を高めながら、年間のコスト削減にもつなげています。

増え続けるアカウントとライセンスを見直し、管理負荷を下げた事例

経理領域を中心に、企業のバックオフィス業務をオンラインで支援する企業では、多数のリモートスタッフを抱えるなかで、SaaSアカウントやデバイス管理を表計算ソフト中心で運用していました。

削除漏れやライセンス過剰契約のリスクが高まっており、とくに少人数の情シス体制では、全体最適の管理が困難でした。そこで、アカウントやデバイスの情報を一元化し、利用状況の可視化やアラートによる検知を実施しました。

結果として、削除漏れを防ぎやすくなったほか、未活用ライセンスの見直しで大きなコスト削減を実現し、担当者の心理的負担も軽減されています。

SaaS管理の方針を全社でそろえ、ガバナンス強化を進めた事例

旅行事業を中心に、宿泊や関連サービスまで幅広く手がける大手企業では、複数事業を支えるIT資産やSaaS管理の整備を進めました。

部門ごとにSaaS利用が広がる一方で、全社としての管理ルールが追いつかず、シャドーITやアカウント管理漏れのリスクが高まり、新たな管理体制を立ち上げたものの、やりたいことに対して土台となる管理情報が整っていませんでした。

そこで、複数のSaaS情報を1つの画面で把握できる環境を整え、関係者が共通の基準で確認できる運用へ移行したところ、管理の方向性を全社に示しやすくなり、削除漏れの早期発見や、今後の申請統制に向けた基盤整備につながりました。

社外メンバーを含むSaaSアカウント管理を可視化した事例

Web制作やシステム開発、DX支援などを手がける企業では、社内外の多様なメンバーが利用するITアカウント管理の最適化に取り組んでいます。

以前は、社内外の関係者が多くの業務ツールを利用する環境だったため、表計算ソフトによる手作業の台帳管理では最新状況を追い切れず、とくに外部メンバーの招待状況が見えにくくなっていました。そこで、各ツールのアカウント情報を集約し、継続利用の確認や棚卸を半自動で進められる仕組みを導入しました。

その結果、社外メンバーを含めた利用状況を漏れなく把握できるようになり、退職や契約終了時の削除漏れ防止にも効果を発揮しました。棚卸業務の負担軽減と、管理面での安心感向上につながっています。

専任情シス不在でもIT資産管理を回せる体制に整えた事例

クラウドサービスの提供に加え、マーケティングや運用支援なども行うIT企業では、IT資産管理体制の見直しを進めています。

これまで、専任の情シス担当者が退職すると、デバイス台帳やアカウント情報が複数の管理方法に分散し、総務部門へ引き継がれた業務が煩雑化していました。必要な情報を一元的に把握できず、入退社対応や貸与管理にも手間がかかる状況でした。

そこで、デバイスとアカウント情報を従業員単位で集約し、管理項目を柔軟に追加できる仕組みへと整理したところ、二重管理が解消され、入退社時の対応がスムーズになりました。専任担当がいなくても、総務と外部委託で運用を回しやすい状態を構築しています。

運用プロセスの標準化で障害削減と報告業務の効率化を進めた事例

旅行関連システムの開発や運用保守を担う、業界特化型のIT企業では、運用品質の向上に向けて、標準化された管理体制の構築を進めています。

以前はシステムごとに担当者が異なるやり方で運用していたため、対応基準や改善活動のばらつきが見られました。個別対応には限界があり、障害を減らすための共通ルールや管理基盤の必要性が高まっていました。

そこで、標準的な運用フレームワークに沿って受付、対応依頼、復旧、再発防止までの流れを整理し、統括部門が全体をコントロールできる仕組みを導入したところ、障害発生件数が大幅に減少しました。さらに、散らばっていた情報が集約されたため、週次レポート作成の時間も大きく短縮され、継続的な改善を回しやすい体制が整っています。

ヘルプデスク業務を可視化し、改善活動につなげた事例

自動車向け用品や関連製品の企画・開発・販売を行う企業では、問い合わせ対応の記録が担当領域ごとに分散していたため、対応状況や進捗を全体で把握しにくい状況でした。

また、利用部門から状況確認があっても都度確認が必要で、対応品質の安定化にも課題がありました。そこで、問い合わせ、恒久対応、変更作業などを役割ごとに整理して共通の管理基盤へ集約し、作業依頼の証跡や進捗もシステム上で追えるようにしました。

これにより、対応状況の見える化が進み、納期遵守や利用者満足度の観点からも評価しやすくなりました。報告資料の作成や改善施策の検討も進めやすくなっています。

申請・問い合わせ業務の記録を一本化し、監査対応を効率化した事例

包装材や産業資材など、さまざまな用途の化学製品を製造・販売する企業では、社内申請や問い合わせ管理の効率化、内部統制強化を進めています。以前は紙や表計算ソフトで申請・問い合わせを受け付けていたため、転記作業の負担が大きく、承認の流れや証跡管理も煩雑になっていました。

監査時には必要な情報を探し出すだけでも手間がかかり、内部統制の観点でも課題がありました。そこで、申請者自身がWeb上から依頼できる仕組みを整え、受付から承認、対応完了までを同じ基盤上で管理する形へ移行しています。

その結果、問い合わせ内容が正確に蓄積され、担当者ごとの作業配分もしやすくなりました。証跡が一元管理されるようになったため、監査対応の工数削減にもつながっています。

問い合わせ内容の蓄積と可視化で、ヘルプデスクの属人化を防いだ事例

美容やヘア関連サービス・製品を国内外で展開する企業では、社内IT問い合わせ対応の品質向上と標準化に取り組んでいます。以前は、電話中心の問い合わせ対応を表計算ソフトで管理していたため、過去の対応履歴が共有されにくく、同じ質問への重複対応が発生していました。

加えて、専任のヘルプデスク体制を整えたものの、効率的に運用できる基盤が不足していました。そこで、受電時点で問い合わせ内容を登録できる仕組みを作り、内容ごとの分類や進捗、対応履歴を一元管理し、問い合わせ傾向を見ながら改善策を講じられる体制へ移行しました。

ナレッジを活かした対応がしやすくなり、新たに加わったメンバーでも対応品質を保ちやすくなりました。業務の標準化と改善活動の土台づくりに役立っています。

大規模な顧客向け運用基盤を見直し、品質とコストの両面を改善した事例

オフィス機器やIT関連サービス、保守支援などを全国規模で展開する企業では、従来の運用管理ツールが属人化し、サポート品質や維持コストの面で課題を抱えていたため、多数の顧客を支えるマネージドサービス基盤の整備を進めました。

構成情報の管理方法に担当者ごとの差があり、必要な情報を迅速に引き出しにくい状況でした。そこで、インシデント管理や変更管理、構成管理を含む共通基盤へ移行し、入力ルールや管理項目を整理しました。

誰でも対応状況や構成情報を確認しやすくなり、問い合わせ対応の効率が向上しました。あわせて、維持コストの圧縮や、より安定したサービス品質の実現にもつながっています。

運用情報を横断的につなぎ、標準化を進めた事例

大手保険グループのIT機能を担い、業務システムや基盤運用を支える企業では、組織ごとに異なるツールや運用方法が使われていたため、インシデント、問題、変更といった情報が分断され、全社的な標準化が進みにくい状況でした。こうした課題に対し、運用プロセスの標準化や品質向上に継続的に取り組んでいます。

認証取得や品質向上を見据えるうえでも、運用情報を横断して見られる仕組みが求められていました。そこで、日常業務で使い慣れた基盤と親和性の高いツールを活用し、段階的に導入を進めながら、各種管理情報を相互に関連づけられるよう整備しました。

その結果、インシデントから問題、変更までの流れが追いやすくなり、運用プロセスの標準化が前進しました。審査や監査でも日常の記録をそのまま活用しやすい運用へと変わっています。

アウトソーシング活用で守りの運用を見直し、攻めのITへ人員を振り向けた事例

医療・ヘルスケアや画像、ドキュメント関連など幅広い事業を持つ大手企業グループでは、IT部門の役割変化に対応するため、運用の見直しとアウトソーシング活用を進めています。

社内IT部門には企画や構想、事業貢献といったより高付加価値な役割が求められる一方、インフラ維持や問い合わせ対応に多くの人手が取られていました。また、従来の委託体制では満足度や柔軟性にも課題があり、見直しが必要でした。

そこで、運用管理の考え方を整理したうえで、インフラ維持管理を外部へ切り出し、問い合わせ窓口の集約やサービスレベルの改善を進めました。利用者対応の品質向上と継続的なコスト削減を実現するとともに、社内人員をより戦略的なIT業務へシフトしやすい体制の構築につながっています。

紹介した事例のように業務効率化を進めるには、自社に合った進め方を見極めることが重要です。IT外注の成功事例と判断のポイントをまとめた資料もご用意していますので、具体的な検討にぜひお役立てください。

【WPダウンロード】IT外注成功事例集

IT活用による業務効率化ならIT withがおすすめ

IT withは、企業の情シス担当者が抱えやすい幅広い業務を支援するサービスです。情シス領域の多岐にわたる業務をカバーしており、必要な支援を必要な範囲で受けやすい構成になっています。定型化しやすい業務を中心に切り出して支援を受けられるため、社内の負荷が高い業務から順に整理しやすい点が特長です。

IT withでご用意した資料「IT外注成功事例集」で紹介しているように、IT業務支援を成功させるためには、対応品質・セキュリティ・柔軟性が重要になります。IT withは、将来的にマネージドサービスの運用へ移行するための業務整理や運用整備の入口として活用しやすい点も魅力です。マネージドサービスであるwith セキュア運用は、セキュリティにも配慮した業務支援を継続的に提供しています。

• AIチャットボット：AIチャットボットを活用し、情シスのヘルプデスク業務をまとめて支援。AIで完結しない領域は有人で対応
• IT資産管理：IT資産運用のコスト削減とガバナンス強化を目指す

ソフトバンクのグループ企業で培われた運用ノウハウや標準化の考え方をベースに、セキュリティや運用管理の基準を踏まえながら、安定した品質でIT運用を支えます。負荷の高い業務から段階的に切り出したい企業や、将来的に標準化された運用へ移行したい企業に適したサービスです。

業務効率化の事例を見るときは成功の共通点まで押さえよう

業務効率化の事例は、何を導入したかだけを見ても、自社に活かしにくい場合があります。どのような課題を抱え、何を基準に支援体制や運用方法を選び、どのように成果につなげたのかを含めて捉えることが重要です。

実際に効果が出ている企業にはいくつかの共通点があります。たとえば、対応品質を重視している点、セキュリティや運用ルールまで含めて設計している点、自社の状況に合わせて柔軟に支援内容を調整している点などが挙げられます。単にツールや外注先を選ぶのではなく、こうした判断軸をもつことで、業務効率化の再現性を高めることが可能です。

IT withでは、こうしたIT外注成功の共通点を、実際の企業事例とあわせて整理した資料をご用意しています。事例を読むだけでなく、何を基準に外注や業務支援を考えるべきかを知りたい方は、あわせて資料もご活用ください。

【WPダウンロード】IT外注成功事例集

IT活用による業務効率化を考えるなら成功事例を参考にしよう

業務効率化を実現するうえで重要なのは、自社の業務課題に合わせてIT活用の方法を設計し、継続的に運用できる形に整えることです。実際の成功事例を見ても、成果につながる取り組みは、企業によって異なります。

IT withは、必要な業務を柔軟に支援するwith IT業務支援と、マネージドサービスの両面から、業務効率化を進めやすいサービスです。下記のフォームからダウンロードしてください。

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