IT予算を削減するには？コスト最適化を効果的に実現する方法5選

IT関連コストは、現代のビジネス環境を維持する上で欠かせない費用といえます。一方で、IT予算が膨張し続けており、できるだけ削減したいと考えている事業者様も多いのではないでしょうか。

本記事では、IT予算の基本的な構成と、予算が膨らむ主な要因についてわかりやすく解説しています。ITコストの最適化を効果的に実現する方法も紹介していますので、ぜひ予算策定時やコスト削減策を検討する際に役立ててください。

IT予算の構成

IT予算を効果的に削減し、最適化を図るには、基本的な予算構成を把握しておくことが大切です。IT予算は「直接コストを見据えた予算」と「間接コストを見据えた予算」に分けられます。

直接コストを見据えた予算

直接コストを見据えた予算とは、IT設備の導入や運用、外部委託などにかかる費用に充てるための予算のことです。具体的な資金の使途例として、次のものが挙げられます。

【例】

• ハードウェア購入費
• ソフトウェア購入費
• 保守費用
• クラウドサービス利用料 など

基本的には可視化されやすいコストですが、近年はITシステムの構成が複雑になっているケースも少なくありません。特にクラウドサービスに関しては、月額/年額費用やオプション料金などが継続的にかかっているケースもあるため注意が必要です。

間接コストを見据えた予算

間接コストを見据えた予算とは、IT設備に関連してかかる費用に充てるための予算のことです。具体例として次のものが挙げられます。

【例】

• 従業員向けの研修に要する費用
• 担当者の人件費
• 機器設置スペースの確保にかかる賃料 など

直接コストと比べて見えにくい費用ではあるものの、特に人件費や賃料は継続的にかかる費用のため軽視できるものではありません。何にどれだけの費用がかかっているのかを書き出し、整理しておく必要があるでしょう。

IT予算が膨らむ主な要因

IT関連の予算が膨張する原因は複数考えられます。ここでは特に注視しておきたい5つのパターンを見ていきましょう。

ITインフラの老朽化

長年にわたって使用し続けているITインフラが、IT予算が膨らむ原因になっている可能性があります。いわゆるレガシーシステムは維持管理に要する工数が多くなりやすい傾向があるからです。繰り返しカスタマイズを重ねる過程でシステム構成が複雑になり、維持管理コストの負担増をもたらしている場合もあるでしょう。システムのリプレイスには一時的にまとまった費用がかかるものの、長期的な視点に立つとコストの最適化につながる可能性があります。

システム構成の複雑化

必要に迫られて新たなシステムを導入していくうちに、システム構成が複雑化することも大きな要因の1つです。特に近年はクラウドサービスが広く活用されるようになり、オンプレミスとクラウドサービスをハイブリッド運用するケースも増えています。クラウドサービスへの集約など、よりシンプルなシステム構成への移行も視野に入れて検討する必要があるでしょう。

セキュリティレベルの向上

組織に求められるセキュリティレベルが高くなったことが、IT予算の膨張をもたらしている可能性があります。サイバー攻撃の手口が巧妙化する中、講じるべきセキュリティ対策の水準も上がっているからです。備えるべき脅威の優先順位を整理し、費用対効果を再検討してみてはいかがでしょうか。

IT投資の重複

機能や導入目的が類似するSaaS契約など、IT投資の重複がコスト増につながっていることも想定されます。特にIT投資の裁量が部門単位で与えられている場合は注意が必要です。部門ごとの契約状況を一覧化した上で、経営方針や事業方針と連動した全社的なIT投資へと切り替えていく必要があるでしょう。

情シス人材不足

情シスなどIT関連の業務を担う人材不足が、結果としてIT予算の膨張をもたらしている可能性もあります。限られた人員で情シスに求められる対応をまかない切れていなかったり、新規採用に向けて人材を募集しても求める人材が集まらなかったりするケースは少なくありません。必要な役割ごとに外注を積み重ねていったために、外注費が膨らんでいないでしょうか。外部委託の費用についても、現状を整理しておくことをおすすめします。

ITコストの最適化を効果的に実現する方法5選

ITコストの最適化に効果のある施策5選を紹介します。予算が顕著に膨らんでいる領域や、自社にとって解決すべき課題の重要度に応じて、着手する施策の優先順位を検討しましょう。

1. 契約しているベンダーの可視化と整理

現在契約しているベンダーを一覧化し、契約先と契約内容を洗い出します。その上で、サービス内容や機能の重複が疑われる箇所がないか点検してみてはいかがでしょうか。

複数の部署で同種のSaaSを別ベンダーと契約している場合には、契約先の集約を含めて検討することをおすすめします。同一ベンダーに契約をまとめることで、基本料金や更新料を抑えられる可能性があるからです。また、月額契約から年契約に移行するなど、契約期間を見直すことによってトータルの費用を抑えられる場合もあります。

2. レガシーシステムのリプレイス

同じシステムを長年にわたって使い続けているようなら、リプレイスを検討するのも1つの方法です。オンプレミスシステムをSaaSに移行したり、業務の自動化に役立つ機能を備えたシステムに切り替えたりすることで、運用に要するコストを抑え、費用対効果を高められる可能性があります。

システムのリプレイスを検討する際には、導入時の初期費用だけでなくランニングコストも見据えて方針を決定することが大切です。中長期的な視点に立ち、トータルコストを踏まえて判断しましょう。

3. ナレッジの共有化を図る

社内のナレッジを共有するための仕組みを取り入れることで、間接コストを抑えるのも有効な方法です。基本的な操作方法や軽微なトラブルの解決方法が共有されれば、外部の事業者にサポートを依頼する頻度を下げられる可能性があります。

さらに、社内問い合わせ件数の削減が情シス担当者の負担軽減につながることも大きなメリットです。情シス担当者の採用・育成にかかる費用を抑えられるほか、人員増に伴う人件費の増加を抑える効果も期待できます。

次の記事では、ナレッジ共有の効果的な手法や、失敗を防ぐためのポイントを紹介しています。こちらもあわせてご参照ください。

ナレッジ共有を促すITツールとは？効果的な手法と失敗を防ぐためのポイント

4. ヘルプデスクを外部委託する

間接コストの抑制に役立つ施策として、ヘルプデスクの外部委託が挙げられます。情シス担当者にとって負担になりやすいヘルプデスク業務を外注することで、長時間労働の回避につながるからです。

情シス担当者がコア業務に集中しやすい環境を整えることは、長期的なコスト最適化の観点からも有効です。より合理的なシステムの構成や運用方法などを考える余裕が生まれ、経営戦略や事業戦略とリンクしたIT投資を実現しやすくなるでしょう。

5. 時間制のBPOサービスを活用する

時間制のBPOサービスを活用するのも1つの方法です。契約時間内で柔軟に支援内容を選択できるサービスを活用すれば、必要な業務を効率的に依頼できるようになるでしょう。

ITシステムの運用や管理に関する業務は、時期や状況によって重要度や優先度が変化することもめずらしくありません。たとえば、新入社員を迎える時期にはアカウント設定やキッティングなどの業務が一時的に増える可能性があります。こうした状況に応じて柔軟に対応可能なBPOサービスを選ぶことで、依頼先の一本化を検討してみてはいかがでしょうか。

IT予算削減に寄与する「with IT業務支援」

IT予算を効果的に削減したい事業者様には、「with IT業務支援」の活用がおすすめです。with IT業務支援の主な特長を紹介します。

情シス業務を支援するBPOサービス

with IT業務支援は、お客様のご要望に応じて情シス業務を支援するBPOサービスです。支援形態にはリモートとオンサイトの2種類があります。お客様の業務を遠隔で支援するリモートと、お客様の事業所にて業務支援を行うオンサイトのいずれかを選択可能です。

専属の情シス担当者を採用・配属する場合、人件費は固定費となります。リモート支援はタイムチャージ制のため、必要な業務が発生したタイミングで支援を受けられる点がメリットです。また、オンサイト支援を活用することで、新たな情シス担当者を採用することなく必要な支援を受けられます。人件費を削減したい事業者様や、新規採用コストを抑えたい事業者様におすすめです。

主な支援業務の例

with IT業務支援は、お客様のご要望に応じて定型化しやすい業務を中心にお引き受けしています。下記は主な業務支援の一例です。

【主な支援業務例】

業務例	概要
キッティング	・PC初期設定 ・アカウント発行 ・指定場所への配送
ヘルプデスク業務	・PC/ソフトウェア/セキュリティに関する相談をサポート
PC管理	・PC管理台帳の整備/更新 ・棚卸の作業計画、結果報告
アカウント管理	・アカウントの発行/削除/設定変更 ・棚卸支援
ドキュメント作成支援	・マニュアル/手順書などの作成支援
動作検証	・パラメータ変更に伴う動作検証をラボ環境で実施

お客様のご要望に合わせて適切な支援業務を選択できるため、必要な対応を無駄なく受けられる点が特長です。業務単位で別々のBPOサービスを利用していた事業者様は、依頼先を一元化してみてはいかがでしょうか。

契約時間に応じて柔軟にサポート

with IT業務支援はタイムチャージ制を採用しています。たとえば「月30時間」などの契約時間内で、柔軟に支援を依頼できる点が特長です。

【タイムチャージ制の活用例】

■契約時間30時間/月の場合

（例1）

• 端末管理業務：10時間
• 動作検証：10時間
• 作業代行：10時間

（例2）

• 端末管理業務：5時間
• ドキュメント作成：15時間
• 作業代行：10時間

契約時間内で多様な業務に対応できるため、各業務をそれぞれ専門特化型の事業者に依頼する場合と比べてコストを抑えられます。また、事業者間のサービス内容重複や、アイドリング時間の発生を防げることも大きなメリットです。

IT予算を無理なく効果的に削減しよう

ITシステムを活用する企業にとって、IT関連のコストは必要経費です。しかしながら、今回紹介したとおりコストの最適化につながる施策を講じることで、IT予算の膨張を効果的に抑えられる可能性は十分にあります。IT予算管理を適切に実施し、無駄のない効率的なITシステムの運用・管理を目指しましょう。

IT予算管理の重要性やコスト最適化に向けた課題、効果的な解決策については、次のnoteコラムでも取り上げています。こちらもぜひ参考にしてください。

note記事：IT予算管理はなぜ重要？コスト最適化に向けた課題と対応策

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