IT資産管理ツールを導入するメリットとは？主な機能や選ぶときのポイントを紹介

近年、企業のDX化が進む中で、使用されるIT機器やソフトウェアの数も膨大になり、IT資産管理を行うことは不可欠になってきました。IT資産管理を手動で行うには担当者の負担が大きく、ミスのリスクも高くなります。そこでIT資産管理において有効とされるのがIT資産管理ツールです。今回は、IT資産管理ツールの機能や導入するメリット、選ぶときのポイントなどを紹介します。

IT資産管理について詳しく知りたい方はこちらの記事もあわせてご覧ください。

note記事：IT資産管理はなぜ必要なのか？重要とされる背景や目的を解説

IT資産管理ツールとは

IT資産管理ツールとは、企業におけるIT資産の保有・利用状況を一元的に管理できるツールのことで、「IT資産管理ソフト」とも呼ばれます。

ビジネスのIT化やリモートワークの普及により、企業内のPC・スマートフォン・ソフトウェアなどのIT資産は急増し、それに伴って管理も複雑化しています。IT資産の管理業務を効率化するためにも、IT資産管理ツールは注目されています。

IT資産管理ツールの主な機能

IT資産管理ツールには、デバイスやライセンスの情報管理をはじめ、業務の効率化やセキュリティ強化に役立つさまざまな機能が搭載されています。ここでは、IT資産管理ツールの主な機能を紹介します。

デバイス情報の編集・台帳管理

IT資産管理には資産台帳の作成が必要ですが、ツールを使用することで、デバイスのハードウェア情報や設定情報を自動的に取得し、効率的に台帳が作成できます。社内ネットワークに接続されたクライアントPCや、スマートフォンやタブレット端末といったスマートデバイスのメモリ容量やストレージ容量、IPアドレスなどのインベントリ情報と呼ばれる構成情報もリアルタイムで自動取得して管理も可能です。

IT資産を一元管理することで、各デバイスの利用者や利用開始日などの情報を記録し、資産状況や更新時期を可視化できます。

パッチや更新プログラムの管理

サイバー攻撃やマルウェアの被害を防ぐためには、OSやソフトウェアを常に最新の状態にしておく必要があります。IT資産管理ツールには、管理端末から各デバイスに必要なパッチや更新プログラムの適用状況を一元的に確認できる機能があります。この機能によって、脆弱性が発見され、セキュリティ更新プログラムが提供された場合にも、すべての端末に速やかに更新プログラムを配布・適用できます。

ライセンス制御

ライセンス期限切れのソフトウェアの使用や使用許諾契約書の契約違反などの法的リスクやコンプライアンス違反を避けるためにも、端末にインストールしているソフトウェアごとにライセンスの有効期限などの状況を把握し、一覧で確認できる機能があります。

すでにライセンスがあるにもかかわらず追加購入してしまうといったミス防止にも役立ちます。

外部デバイス制御

USBメモリなどの外部デバイスは、不正な持ち出しによる情報漏えいのリスクがあります。IT資産管理ツールには、外部デバイスへの不正なファイルコピーや、デバイスからの不正なデータ転送を防ぐ機能があります。

USBメモリなどの利用を禁止・制限するといったルールを設けるとともに、ツールを活用することで内部不正や情報漏えいのリスク軽減が期待できます。

ログ収集

IT資産管理ツールは、管理対象となるPCやスマートフォンの操作ログを収集できます。たとえば、アプリの利用やWebサイトの閲覧、Wi-Fi接続、ファイル操作などがあり、セキュリティインシデントが発生した場合の迅速な状況確認や原因究明、内部不正の抑制にもつながります。

不正サイトへのアクセス制御

フィッシングサイトやマルウェアが仕込まれた不正サイトへのアクセスを遮断する機能を備えたツールもあります。従業員自身が注意するだけでは、完全に防ぐことは難しいため、システム的に不正サイトへのアクセスを制御できることは、誤操作によるセキュリティインシデントの防止につながります。

IT資産管理ツールのメリット

さまざまな機能をもつIT資産管理ツールを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは具体的にどのような効果が期待できるのかを紹介します。

管理者の負担軽減

IT資産の管理業務は多岐にわたるため、担当者の負担は非常に大きくなります。IT資産管理ツールを導入することで、先に紹介した機能を活用して資産情報の自動収集と一元管理が可能になり、さらにOSのアップデート状況やウイルス対策ソフトのバージョン管理も行えるため、業務にかかる工数が大幅に削減できる可能性があります。

IT資産の最適化によるコスト削減

資産が正確に管理されていないと、社内に使用されていないものがあったり、必要以上に購入してしまったりといったケースが発生することがあります。保有するIT資産の状況を正確に把握することで、こうした無駄なコストを防ぐことができます。また、ライセンスについても同様に、契約する際には余っているライセンスがないか見直すことも可能です。

コンプライアンスやガバナンス強化

USBメモリの情報持ち出しなどは、ルールを設けていても完全に防ぐことは難しいのが実情です。そのため、システムによるUSBメモリの利用制限は、内部不正の抑制に有効です。また、ファイル操作ログやアクセスログを取得できる機能によって、従業員のリテラシー向上も期待できます。

セキュリティの向上

OSのアップデートパッチやセキュリティ更新プログラムが配布されたときには、IT資産管理ツールですべてのデバイスに一括適用し、組織全体でセキュリティ対策を施すことができます。

各デバイスのパッチ適用状況を一元的に把握できるため、未適用の従業員にも適用の指示を出すことが可能です。

IT資産管理ツールを選ぶときのポイント

IT資産管理ツールの需要が高まっており、さまざまなツールが出回っています。ここでは、IT資産管理ツールを選ぶときのポイントを紹介します。

自社の目的達成・課題解決に必要な機能があるか

IT資産管理の手順として、まず課題や目的を明確にすることから始めます。ツールにはさまざまな機能が搭載されていますが、その課題を解決できる機能が備わっているかを見極めることは重要なポイントの1つです。

たとえば、現在Excelで行っているソフトウェアの登録や管理を効率化したい場合は台帳管理機能、不正利用やコンプライアンス強化には、シャドーIT検知機能や誤操作防止機能などが搭載されているものがおすすめです。

オンプレミス型かクラウド型か

IT資産管理ツールの利用形態には、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型は自社サーバーにインストールして利用するタイプの製品で、自社の用途や目的に合わせてカスタマイズしやすいという特徴がある一方、自社でサーバーを構築・運用する必要があるため、初期構築や管理に一定の手間がかかります。

クラウド型は低コストで手軽に導入できるという特徴があります。契約後すぐに利用開始でき、最新機能への対応もスピーディーに行えます。

カスタマイズの必要性や導入に要するコスト・期間などを考慮した上で、どちらのタイプが自社に適切かを判断するのがおすすめです。

自社のセキュリティポリシーを遵守できる機能があるか

自社のセキュリティポリシーに則った運用が可能かも事前に確認すべきポイントです。たとえば、閲覧可能なWebサイトに制限を設けていたり、申請されていないUSBメモリなどの記憶媒体の使用を禁止していたりする場合には、不正利用が行われた際、すぐに検知してIT管理者へ情報を知らせる不正利用防止機能が搭載されているものがよいでしょう。

自社のOSの種類やデバイスに対応可能か

IT資産管理ツールには、OSがMacかWindowsのどちらかにしか対応していないものなど、OSによって機能制限がある場合があります。PCだけでなくスマートフォンも管理したい場合は、PCではWindowsとMac、スマートフォンではAndroidとiOSを統合して管理できるかという点も、運用・管理面の負担を軽減する上で確認すべき大事なポイントです。

自社に合った適切なIT資産管理ツールで業務を効率化しましょう

IT資産管理ツールを導入することで、自社のIT資産を適切に管理し、コスト最適化や業務の効率化などさまざまなメリットが期待できます。

PSソリューションズでは、NIST、ISO、ITIL、SBのセキュリティ基準の運用ルールを基に、パッケージ化したAI活用サービス「withセキュア運用」を提供しています。マネージドサービスの1つである、AIを活用したIT資産管理「IT資産管理」では、IT資産を可視化し、アカウント管理・SaaSログ運⽤・デバイスログ運用などさまざまな作業依頼に有人対応を行うことで、IT資産運用のコスト削減、ガバナンス強化を実現します。

今回紹介したツールを選ぶときのポイントを踏まえ、自社に合ったIT資産管理ツールを検討してみてはいかがでしょうか。IT資産管理ツール選びに困ったときはぜひご相談ください。

 資料ダウンロードはこちら（無料））